Пресс-центр

Андрей Колесников Анонсы Антон Семенов Даниил Гридин Корпоративные стандарты Маркетинг Менеджмент Новости Партнерство Презентации Пресс-релизы Проекты Публикации Сергей Пархоменко Тренинги HR

Управляющая презентация: штрих к успешному выступлению

29 мая 2008, Публикация

Журнал «Пиар в России», №3 от 28 мая 2008 года, страница 28.

Презентации PowerPoint используются сегодня в ходе большинства конференций и событий для СМИ. Обычно на таких мероприятиях выступают несколько докладчиков и их презентации запускаются друг за другом.

Между выступлениями присутствующие часто наблюдают на экране, как на рабочем столе Windows «кликается» файл с презентацией следующего докладчика. В худшем случае следующая презентация обнаруживается не сразу - перебираются разные папки, ошибочно запускаются для просмотра не те файлы. В лучшем же случае выступающий или технический специалист догадываются между презентациями отключать проектор. А ведь переходы между презентациями можно сделать намного более быстрыми и эстетичными, если использовать управляющую презентацию.

Управляющая презентация — это несколько слайдов, выполненных в фирменном стиле организатора мероприятия. На первом слайде обычно размещаются название мероприятия и название компании-организатора. Далее расположены слайды с названиями выступлений и гиперссылками на соответствующие презентации.

Такая презентация дает несколько ценных преимуществ на протяжении всего мероприятия:

Перед началом мероприятия, когда участники рассаживаются, титульный слайд выполняет декоративно-тематическую роль.
Во вступительной части, когда представитель оргкомитета рассказывает о регламенте, он использует слайды, чтобы нагляднее показать темы и последовательность выступлений.
Одним кликом из управляющей презентации можно перейти к презентации для любого доклада. Если презентация, к которой ведет ссылка, сохранена в режиме редактирования, то она все равно откроется в режиме демонстрации.
Когда докладчик закончил свое вступление, после его последнего слайда происходит автоматический возврат к управляющей презентации.
Все присутствующие могут наглядно отслеживать последовательность выступлений и видят, например, сколько докладов осталось выслушать до перерыва на обед.

Техническая реализация управляющей презентации достаточно проста. Она создается как обычная презентация, в ту же папку, где она размещена, копируются файлы всех докладчиков. В управляющей презентации пунктам с названиями докладов назначаются гиперссылки на соответствующие файлы. Это делается с помощью стандартной функции PowerPoint (при этом в настройках выставляется галочка «показать и вернуться» — тогда по завершении каждого слайд-шоу на экране будет возникать главная страница управляющей презентации).

Часто возникает ситуация, когда докладчики предоставляют презентации в последний момент. Чтобы не редактировать гиперссылки в спешке до начала конференции, можно использовать небольшую хитрость. Заранее в той же папке создаются презентации-«пустышки» с названиями «1.pps», «2.pps» и пр., и все ссылки назначаются на них. А когда файлы с презентациями для докладов наконец предоставляются, то они переименовываются так же, как соответствующие файлы-«пустышки», и копируются на их место. Единственный нюанс — нужно заранее условиться с выступающими, чтобы расширение файлов презентаций и расширение файлов-пустышек, на которые назначены гиперссылки, совпадали (все либо «.pps», либо «.ppt»). При использовании этого приема за 2-3 минуты можно настроить управляющую презентацию на десяток докладов, даже если докладчики предоставили свои материалы в последний момент.

Использование управляющих презентаций подчеркивает профессиональный уровень подготовки мероприятия. Судя по динамике заказов на их разработку, в ближайшие несколько лет управляющие презентации станут таким же обязательным атрибутом хорошо организованной конференции, как беджи для участников или кофе-брейки.

Сергей Пархоменко

Теги: Публикации | Сергей Пархоменко

Версия для печати