Пресс-центр

Андрей Колесников Анонсы Антон Семенов Даниил Гридин Корпоративные стандарты Маркетинг Новости Партнерство Презентации Пресс-релизы Проекты Публикации Сергей Пархоменко Тренинги HR

Признаки жизни. Что такое «живая» бизнес-презентация

14 июля 2008, Публикация

Журнал «Рекламодатель» июль 2008

Признаки жизни. Что такое «живая» бизнес-презентация

Нормы современного бизнес — общения подразумевают использование слайд-презентаций почти в любом публичном выступлении: на конференциях, на совещаниях, на семинарах, при общении с клиентами. Чаще всего это обезличенный показ набора слайдов, выдернутых из нескольких старых презентаций и немного отретушированных. Большая часть усилий затрачивается на две вещи: уместить на слайды всю имеющуюся информацию и придать «красивость», используя всевозможные эффекты PowerPoint и клипарты. Немудрено, что слушатели начинают рефлекторно зевать еще при виде титульного слайда любой презентации. Многие люди предпочитают просто услышать живой рассказ, чем «мертвое» чтение плотного текста со слайдов.

Так вот: презентация тоже может быть живой. Она может помогать оратору донести идеи, а не сковывать себя рамками слайда. Презентация может привлекать внимание к предмету выступления, а не отвлекать от него; может быть интересной, а не усыплять.

Вот восемь ключевых вещей, которые отличают живые презентации.

1. Конкретные цели, ориентированные на действие

Современный человек каждый день получает столько информации, сколько в средневековье за несколько лет или даже за всю жизнь. В нашем распоряжении потенциально миллионы книг, терабайты информации в Интернете; главная проблема — найти нужную. А нужна нам та информация, которая может позволить добиться желаемого, избежать неприятностей, принять обоснованное решение, разобраться с проблемой, сделать что-то полезное. При этом большинство выступающих продолжают думать, что их главная цель — предоставить максимум информации, имеющей хоть какое-то отношение к теме.
Так вот, первое отличие живой презентации — это ориентация на конкретные действия, которые слушатель (он же зритель) может предпринять исходя из полученной информации. Целью живой презентации может быть «одобрение сложного проекта», «принятие решения о выборе одного из поставщиков», «изготовление слушателями сливового вина в домашних условиях».

Первое отличие живой презентации — это ориентация на конкретные действия, которые слушатель (он же зритель) может предпринять исходя из полученной информации.

Если же цель, например, «представить информацию о проекте» - то одобрение проекта может остаться под большим вопросом. А если цель «рассказать о сливовом вине и технологии его изготовления» — это отнюдь не гарантирует, что слушатели действительно смогут его сделать. В лучшем случае кто-то запомнит, что оригинальное сливовое вино делается из японской сливы «уме», которая отличается высоким содержанием фруктовых кислот и терпким кисловатым вкусом. Заметьте - ни то, ни другое, ни третье не поможет вам сделать домашнее сливовое вино.

2. Ориентация на конкретную аудиторию

Предположим, нужно сделать презентацию о новой модели микроволновой печи. Есть множество исходной маркетинговой, технической и прочей информации. Цель — обеспечить максимально высокие продажи. Такие исходные данные сочтет достаточным большинство создателей презентаций. Я имею в виду создателей плохих презентаций.
Дело в том, что сделать универсальную презентацию о чем-либо, подходящую для всех случаев жизни, невозможно. Презентация делается не «о чем», а «для кого». Разным слушателям нужно предоставлять принципиально разную информацию принципиально разными способами.

Для дистрибьюторов техники мы будем рассказывать об уникальных конкурентных преимуществах этой печи и возможностях особых условий поставок - им не слишком важно, можно ли готовить в ней куру-гриль, им важно, сколько они смогут на ней заработать.

Для продавцов-консультантов магазинов тоже важна финансовая составляющая: сколько премиальных они смогут заработать, продавая нашу печь, но мы будем делать акцент на других вещах. Например, о каких преимуществах и как рассказывать покупателям в первую очередь. Или как аргументировать любой хозяйке, что ей нужно заменить старую микроволновку на нашу. Или как расположить печь на стеллаже самым выгодным образом, куда клеить стикеры, шелф-токеры и прочие мерчендайзинговые вещи.

А потенциальным покупателям, которые никогда не пользовались микроволновкой, мы будем рассказывать о преимуществах по сравнению с газовой или электропечью: возможность быстрого разогрева продуктов даже в пластиковом контейнере, тарелке или бутылочки с соской, возможности задавать автоматические режимы готовки. И сделаем акцент на безопасность СВЧ-обработки продуктов и сохранности витаминов по сравнению с традиционной термической обработкой.

Потенциальным покупателям, у которых уже есть микроволновка, мы будем рассказывать о новой технологии самоочистки, возможности печь более хрустящие пирожки, делать шашлыки и яичницу с беконом вкуснее и полезнее, чем в старых моделях.

Предмет один и тот же: новая СВЧ-печь. А презентации будут принципиально разные: с разным содержанием, с разной структурой, с разной терминологией.

Сделать универсальную презентацию о чем-либо, подходящую для всех случаев жизни, невозможно.

Пример точного послания к аудитории (чиновники и бизнесмены) и к теме конференции из доклада А.Крылова на II экономическом форуме муниципальных образований Астраханской области (апрель 2008г.)

3. Структура, естественная для выступления

Презентация может быть ловушкой, помехой для выступающего, если она не соответствует естественной структуре выступления.

Презентация может быть ловушкой, помехой для выступающего, если она не соответствует естественной структуре выступления.

Типичная картина для презентации на конференции: оратор выводит первый слайд — «о компании», а потом еще несколько про ее историю, преимущества, специализацию, принципы, миссию... Стал бы он с этого начинать, если бы выступал вовсе без презентации? Скорее всего, он начал бы с рассказа о том, что действительно может заинтересовать аудиторию. Например, о своем уникальном опыте, который слушатели могут применить в своей работе. Или о преимуществах продуктов своей компании, благодаря которым присутствующие могут получить дополнительные возможности. Но неправильная последовательность слайдов сковывает его — и он, видя скучающие выражения лиц, старается поскорее «проговорить» изложенную на экране информацию. Вернуть внимание и расположение аудитории после такого «многообещающего» начала довольно сложно.
Так вот, не выступление должно сопровождать слайд-презентацию, а слайд-презентация делается как сопровождение живого выступления. Поэтому сначала стоит четко уяснить, как лучше построить собственно выступление, а потом делать слайды для его сопровождения.

Не выступление должно сопровождать слайд-презентацию, а слайд-презентация делается как сопровождение живого выступления.

4. Визуализация структуры

90% презентаций воспринимаются как бесконечная череда плохо связанных между собой слайдов. Примерно так, как выглядела бы книга без деления на главы и разделы, без разделения текста на абзацы, без оглавления и номеров страниц. При этом с содержательной точки зрения со структурой может быть все сносно, проблема в том, чтобы аудитория тоже видела и понимала эту структуру. Поэтому в живой презентации используются специальные приемы, которые позволяют аудитории ориентироваться в структуре, такие как содержание, слайды с обобщающими схемами, слайды-разделители, оглавления второго уровня, визуальная навигация.

5. Легкость для восприятия

Если презентация не ориентирована на конкретные цели и на конкретную аудиторию (что бывает чаще всего), то в нее приходится помещать информацию на все случаи жизни. Это первая причина, почему на одном слайде могут оказаться четыре составных диаграммы, 20 строк текста 8 пт или сводная таблица 12*12 ячеек.
Воспринять это нереально и из-за недостатка времени (ведь нужно при этом еще и оратора слушать), и из-за особенностей воспроизведения изображения на проекторе, и в силу несовершенства человеческого зрения, да и редко у кого возникнет желание разбираться с этой «кашей» информации. Ситуацию усугубляет то, что многие выступающие начинают зачитывать всю эту информацию со слайдов.
Вторая причина, по которой так часто встречаются нечитабельные слайды, в том, что эффективное представление информации в презентации принципиально отличается от такового в деловых документах или статьях. На слайдах нужны лишь самые существенные данные, опорные пункты, которые помогают понимать последовательность или соотношение логических элементов, изображения и схемы, которые помогают придать наглядность, фотографии, привносящие эмоциональный компонент.

Представление информации в презентации принципиально отличается от такового в деловых документах или статьях.

Идея слайда должна восприниматься с первого взгляда, за 10—15 секунд. Предел для хорошего текстового слайда — 290 знаков, это примерно 30—35 слов.

6. Использование графики и анимации

В плохой презентации графика используется исключительно для того, чтобы хоть как-то привлечь внимание аудитории. Как последняя надежда используется анимация всего, что анимируется: на слайд, вращаясь, с увеличением, влетают куски текста и хаотично въезжают диаграммы. Хотя, наверное, это лучше, чем просто буквенно-цифровое кладбище.

Схемы, пиктограммы и рисунки заменяют слова на слайдах, упрощая восприятие.

В живой презентации графика и анимация тоже используется, но намного более утилитарно. Когда это возможно, схемы, пиктограммы и рисунки заменяют слова на слайдах, упрощая восприятие. Анимация используется, прежде всего, чтобы показать сложные процессы, например логистические схемы или процесс расщепления белка. Также анимация уместна, чтобы точнее «синхронизировать» рассказ оратора и появление соответствующей информации (что не означает, что «по клику» должно появляться каждое слово).

7. Индивидуальный дизайн

Удивительно, когда солидная компания вкладывает тысяч двадцать евро для организации партнерской конференции и во время выступления использует презентацию, сделанную по шаблону номер 3 из списка встроенных в PowwerPoint. Еще сильнее удивляет, когда на слайдах про иновационность и креативность используются до боли знакомые клипарты ms Office и «бородатые» фотографии из Интернета. Кажется, что на дизайн презентации в таком случае потратили меньше усилий и средств, чем на дизайн визитки.

Оформление «живой» бизнес-презентации должно быть уникальным, гармоничным и в корпоративном стиле.

Для создания хорошего шаблона нужно вмешательство дизайнера. Фотографии, изображения и графические элементы либо должны делаться профессионально, либо их нужно покупать в специализированных фотобанках, либо создать корпоративный фотобанк — но уж никак не искать на первой странице с результатами поиска картинок в Google.
Оформление «живой» бизнес-презентации должно быть уникальным, гармоничным и в корпоративном стиле.
В дизайне презентаций есть масса тонкостей — начиная от подбора цветов для диаграммы и заканчивая выбором гармоничной для данного случая гарнитуры шрифта. Поэтому в компаниях, где этому вопросу уделяют серьезное внимание, есть набор из десятков или даже сотен шаблонов слайдов, руководства по оформлению презентаций и разделы в brand-book по этому поводу.

Еще одно принципиальное отличие живой бизнес-презентации — это забота об аудитории и уважение к ней. Создатель презентации должен ответственно относиться к каждой минуте времени людей, которым она будет демонстрироваться. Он должен уметь видеть презентацию глазами аудитории и заботиться о легкости восприятия слайдов. Он должен заботиться о комфорте аудитории и стараться безупречно оформить все мелочи. Он должен предоставлять действительно нужную и полезную информацию в интересной форме. И только тогда есть шанс сделать презентацию живой.

Создатель презентации должен ответственно относиться к каждой минуте времени людей, которым презентация будет демонстрироваться.

Сергей Пархоменко

Теги: Публикации | Сергей Пархоменко

Версия для печати