Пресс-центр

Андрей Колесников Анонсы Антон Семенов Даниил Гридин Корпоративные стандарты Маркетинг Менеджмент Новости Партнерство Презентации Пресс-релизы Проекты Публикации Сергей Пархоменко Тренинги HR

Повышение эффективности создания PowerPoint-презентаций

10 июня 2008, Публикация

Журнал «Новости менеджмента» июнь 2008 года

Многие руководители сталкиваются с проблемой повышения эффективности и производительности создания презентаций. Ведь очень часто информация для слайдов поступает за 1—2 дня до важного мероприятия. А ее еще требуется переработать, сделать более наглядной и читабельной, а также красиво оформить.

Рассмотрим два аспекта, которые оказывают наибольшее влияние на итоговый результат. Это человеческие ресурсы и существующий в компании инструментарий.

1. ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ

Кому поручить разработку презентаций? Как успеть вовремя в режиме цейтнота? А произведет ли презентация нужное воздействие? Делать своими силами или отдать на аутсорсинг?

Давайте рассмотрим плюсы и минусы трех основных способов решения подобных задач.

1.1. КАЖДЫЙ СОТРУДНИК ОФОРМЛЯЕТ ПРЕЗЕНТАЦИИ САМОСТОЯТЕЛЬНО

Наиболее типичный вариант, который встречается в большинстве компаний.

Минусы:

Необходимо дополнительное обучение всех сотрудников, занятых в процессе. Причем как с точки зрения структуры и логики представления информации, так и с точки зрения техники PowerPoint и повышения скорости оформления слайдов. К сожалению, обучением зачастую пренебрегают из-за кажущейся простоты программы. Результат — большинство презентаций очень низкого уровня.
Тратится основное время сотрудников, зарплата которых зачастую выше, чем зарплата верстальщика. А профессионализм в верстке зачастую ниже, т.к. это не основная их работа. Для оптимизации расходов необходимо создавать как можно более эффективный инструментарий по разработке презентаций, чтобы как можно меньше времени тратилось на техническую часть (см. раздел 2).

Плюсы:

Оперативность — экономится время на объяснение другому человеку; что и как надо сделать.
Конфиденциальность — информация доступна очень ограниченному кругу лиц.

Таким образом, вариант эффективен, когда презентации играют очень важную роль и создаются в больших количествах. Например, в консалтинговых компаниях, где каждый консультант представляет результат работы чаще всего в виде слайдов PowerPoint. А от уровня представления информации зависит восприятие работы клиентом, его удовлетворенность, а соответственно, и продолжение сотрудничества.

1.2. ВЫДЕЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНОГО ЧЕЛОВЕКА (СОЗДАНИЕ ОТДЕЛА)

Основная идея — взять на работу сотрудника, который бы оперативно верстал презентации по заданию разных подразделений. В крупных компаниях создаются даже целые отделы.
Имейте в виду, что опытный специалист может грамотно верстать от 25 до 50 простых слайдов в день. Причем когда полностью готов контент, есть идея представления информации, нет необходимости по несколько раз переверстывать слайды. Хотя даже в таком случае встречаются очень сложные анимационные слайды, на верстку которых требуется по 3—4 часа на каждый.

Минусы:

Неравномерность загрузки: в один день нет работы, в другой — аврал. В результате ресурсы используются неэффективно, и не всегда работа выполняется вовремя. Влияние фактора уменьшается при увеличении количества специалистов по верстке: пики нагрузки распределяются между ними. Кроме того, снижается зависимость от одного человека.
Столкновение интересов: не всегда удается четко определить, задание какого из подразделений выполнять в первую очередь. А нередки случаи, когда задания верстальщику поступают от нескольких подразделений одновременно.
Высокая текучка: не всегда просто найти человека, который был бы способен каждый день с утра до вечера оперативно верстать слайды. Возможна частая смена специалистов, что накладывает дополнительные расходы на поиск новых сотрудников и их обучение.

Плюсы:

Наиболее дешевый вариант (если человек будет загружен равномерно): требуется только зарплата, оборудованное рабочее место и предварительное обучение.
Простота взаимодействия — специалист всегда в офисе.

Таким образом, вариант эффективен, когда в компании достаточно равномерная загрузка по презентациям в течение года. И есть возможность наладить четкое взаимодействие между отделами, разрабатывающими презентации.

1.3. АУТСОРСИНГ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ (АБОНЕНТСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ)

Основная идея — передать верстку презентаций на аутсорсинг компаниям, у которых достаточный штат профессиональных верстальщиков в PowerPoint. Один из самых популярных вариантов — абонентское обслуживание. В этом случае оговаривается ежемесячный объем слайдов, сроки по верстке (обычно 1—2 дня), а также ежемесячная плата.

Минусы:

Большие ежемесячные финансовые вложения.
Конфиденциальность информации: далеко не вся информация предназначена для открытого доступа. Хотя обычно компании, которые предоставляют данную услугу, заключают договоры о конфиденциальности с заказчиками и имеют подобные договоры со всеми своими сотрудниками.
Сложность взаимодействия: верстальщики находятся в Офисе исполнителя. Хотя некоторые компании предлагают следующее решение: координатор постоянно находится в офисе заказчика и осуществляет как верстку слайдов, так и координацию работы со своим офисом в случае больших объемов.

Плюсы:

Оперативность и гарантия сроков: можно быть уверенным, что работа будет выполнена в срок вне зависимости от объема и пиков нагрузки.
Отсутствие сложностей с наймом, Обучением и контролем собственных сотрудников.
Профессионализм и высокое качество: чаще всего в подобных компаниях хорошо налажена работа, накоплен богатый опыт, а также существует выходной контроль качества. Плюс имеется возможность получить дополнительные рекомендации по оптимизации слайдов и структуре.

Таким образом, вариант оптимален, либо когда объем работы мал и нет необходимости держать в штаге отдельного верстальщика, либо когда часто встречаются пики нагрузки и необходима подстраховка своих специалистов.

Очень часто используется в сочетании с вариантами 1 или 2, что позволяет оптимизировать финансовые затраты.

2. СОЗДАНИЕ ИНСТРУМЕНТАРИЯ

Инструментарий будет хорошим подспорьем при любой организации работы человеческих ресурсов.

Основное отличие — в степени проработки и полноты инструментария.

2.1. КОРПОРАТИВНЫЙ СТИЛЬ: УНИКАЛЬНОСТЬ ДИЗАЙНА

Очень распространенный инструмент, который зачастую входит в состав фирменного стиля любой компании. Состоит минимум из двух слайдов (титульного и внутреннего). Часто создастся разделительный слайд (для визуализации структуры презентации).

Для крупных компаний разрабатывается набор из нескольких стилей. Например, для отчетов и для публичных выступлений. Или для каждого из направлений деятельности компании. Или для большего разнообразия в представлении информации (регулярное использование одного и того же стиля очень быстро надоедает).

Таким образом, основная задача стиля — выделить презентацию из множества других.

2.2. ШАБЛОНЫ ОФОРМЛЕНИЯ: ЕДИНООБРАЗИЕ СЛАЙДОВ

Это следующий шаг в создании инструментария. Он необходим компаниям, в которых многие сотрудники разрабатывают презентации. И требуется, чтобы типичные слайды были оформлены схожим образом.

Количество шаблонов может резко различаться: от нескольких десятков до нескольких сотен. Это текстовые слайды, слайды с фотографиями, картами, таблицами, диаграммами, нарисованными «от руки» элементами, схемами, рисунками и другими часто встречающимися вариантами оформления.

Какое количество шаблонов разработать, зависит от того, насколько разноплановая информация содержится в презентациях. Чем больше шаблонов, тем сложнее с ними управляться; Хотя, с другой стороны, тем более единый стиль будет соблюдаться.

Таким образом, основная задача шаблонов — представить возможность оформлять все слайды по единому стандарт.

2.3. ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ: ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ

Чем больше разработано шаблонов и чем больше сотрудников с ними работают, тем в большей степени необходимо разработать панель управления корпоративным стандартом. Данный инструмент инсталлируется непосредственно в PowerPoint на ПК каждого сотрудника, позволяя автоматизировать множество операций.

Например, создание шаблона структуры презентации с требуемым количеством разделов и подходящим дизайном. Или вставка готового шаблона слайда для последующей корректировки. Или добавление новых шаблонов и корректировка существующих. Или анализ количества текста на слайдах. Или обновление стиля, количества разделов, навигации и гиперссылок. Или оперативный выбор фотографии из фотобанка.

Таким образом, панель управления позволяет экономить много времени и избавлять сотрудников от выполнения рутинных операций.

Мы рассмотрели два основных аспекта, которые влияют на эффективность и производительность разработки PowerPoint-презентаций в компаниях. Это человеческие ресурсы и инструментарий. И именно грамотное их сочетание позволит построить эффективную корпоративную систему создания презентаций. И достигать нужных нам целей после всех выполненных проектов.

Теги: Андрей Колесников | Публикации

Версия для печати