Пресс-центр

Андрей Колесников Анонсы Антон Семенов Даниил Гридин Корпоративные стандарты Маркетинг Менеджмент Новости Партнерство Презентации Пресс-релизы Проекты Публикации Сергей Пархоменко Тренинги HR

Построение корпоративной системы создания презентаций

11 июня 2008, Публикация

Журнал «ВРЕМЯ РЕКЛАМЫ» 11 июня 2008 года

Построение корпоративной системы презентаций

Презентации PowerPoint используются повсюду: для выступления на конференциях и проведения обучающих семинаров, для направления клиентам по e-mail и проведения переговоров, для внутренних совещаний и отчетов перед акционерами. Ежедневно создаются десятки тысяч презентаций и сотни тысяч слайдов. Сотрудники тратят уйму времени на «красивое» представление информации.

И что получается в результате? Сколько интересных презентаций вы видели? Сколько получаемых по e-mail презентаций вы дочитали до конца? Во время скольких выступлений слайды вам помогали воспринимать оратора?

По нашим наблюдениям 90% всех презентаций воспринимается не лучше пододеяльника в качестве экрана проектора. И это учитывая, что мы проанализировали более 1000 PowerPoint презентаций.

Из-за чего это происходит? Чаще всего из-за того, что в компаниях не уделяется достаточного внимания системному подходу к созданию презентаций, а ограничиваются рядом разрозненных действий. Например, разрабатывают несколько шаблонов слайдов, зачастую не удобных в работе, но обязательных к применению всеми сотрудниками. Или вводят полный запрет анимации, не учитывая ее крайнюю необходимость в некоторых случаях. Или направляют нескольких сотрудников на курсы по PowerPoint, где в основном разбирают меню, панели и кнопки самой программы, не вникая в суть презентаций.

В результате многие руководители хватаются за голову: «Если бы у нас уходило меньше времени на сам PowerPoint, то мы могли бы делать больше презентаций и участвовать в большем количестве мероприятий!».

На эффективность любой презентации наибольшее влияние оказывают два аспекта:

Внешний вид, за который отвечает существующий в компании инструментарий.

Внутреннее содержание и логика, эффективность которых зависит от навыков сотрудников.

Именно они являются основными частями корпоративной системы создания презентаций.

Создание инструментария: корпоративный стандарт презентаций

В зависимости от степени проработки стандарта в него могут входить несколько составляющих. Рассмотрим 3 наиболее распространенных: стиль, шаблоны и панель управления.

1. Корпоративный стиль: уникальность дизайна

Это самый популярный инструмент, который заказывают практически все компании, использующие презентации. Представляет собой дизайн трех слайдов: титульного, внутреннего и разделительного. Позволяет выделить презентацию из множества других.

При разработке стиля обратите внимание на распространенные ошибки:

Неэффективный дизайн. Например, с очень маленькой областью для информации, или неправильным размещением логотипов, или без выделения заголовков. Возникает из-за чрезмерного акцента на красивый дизайн без учета специфики презентаций. Приводит к тому, что информация на слайде вылезает за рамки отведенной области, сотрудники вынуждены самостоятельно «корректировать» дизайн.

Отсутствие разделительного слайда и элементов навигации. Возникает из-за непонимания необходимости визуализации структуры презентации. Вызывает затруднения аудитории воспринимать нужную информацию.

Один стиль для всех случаев жизни. Возникает из-за непонимания специфики восприятия информации на проекторе (при публичных выступлениях) и на ПК (в случае отчетов перед клиентами). Приводит к тому, что информация отлично смотрится на ПК, но «теряется» на проекторе (или наоборот).

Неграмотное внедрение дизайна в PowerPoint. Встречается чуть ли не в 50% стилей. Возникает из-за непонимания сути таких понятий, как образцы и разметка слайдов, связка образцов. А также разной специфики внедрения в каждой из версий PowerPoint: 2000, 2003, 2007. Приводит к значительному увеличению времени на создание презентаций. Грамотные сотрудники «дорабатывают» шаблоны, пытаясь не испортить задумку дизайнера. Таким образом, корпоративный стиль - это базовая составляющая любого корпоративного стандарта. Но некорректная его разработка приводит к «хаосу»: каждый сотрудник вынужден самостоятельно делать его более практичным и удобным.

2. Шаблоны оформления: единообразие слайдов

Для придания презентациям единого стандарта одного стиля не достаточно. Слишком уж разноплановой бывает информация. И сотрудники вынуждены тратить много времени на приведение слайдов к одному виду. Причем каждый делает это по своему.

Поэтому более продвинутые компании разрабатывают шаблоны оформления: слайды с текстом, фотографиями, таблицами, диаграммами, картами, схемами, отдельными элементами и т. д.

Для большинства компаний достаточно 25—40 шаблонов. Хотя мы встречали стандарты более чем с 200 шаблонами. В основном в очень крупных консалтинговых компаниях, ведь у них вся информация представляется в виде презентаций. И от их уровня зависит восприятие клиентами выполненной работы.

Да и скорость верстки презентаций возрастает: не надо думать об оформлении слайда - оно уже есть, остается только его правильно применить. И можно в большей степени сосредоточиться на самой информации.

Распространенные ошибки аналогичны стилю: не учитывается специфика презентаций, неправильно внедряются шаблоны в PowerPoint.

3. Панель управления: экономия времени

Это высший пилотаж при разработке стандарта. Представляет собой дополнительную панель инструментов, которая внедряется в PowerPoint. Причем на ПК каждого сотрудника, который создает презентации.

В зависимости от уровня и опыта компании-разработчика панель выполняет разные функции. Рассмотрим наиболее интересные:

Систематизация шаблонов
Если у вас 10—15 шаблонов, то запутаться в них сложно. А сколько потребуется времени, когда для каждого из 30 слайдов презентации нужно выбрать один из 40 шаблонов?

Систематизация структур презентаций
В грамотной презентации структура хорошо визуализирована, и сделана навигация. С технической точки зрения, для презентации с одним разделом требуется один шаблон, с двумя — другой. Оптимально разрабатывать 7 шаблонов (большее количество разделов не эффективно для восприятия). Таким образом, либо мы изначально готовим 7 шаблонов структур, в результате чего рискуем в них запутаться. Либо перенастраиваем их каждый раз заново, а на одну перенастройку уходит около часа работы опытного верстальщика.

Систематизация стилей
Если в компании имеется два разных стиля (дизайна), то количество шаблонов слайдов и структур удваивается. А это уже 15 презентаций PowerPoint! А если три, что тоже не редкость?

Систематизация фотографий
Практически в любой презентации используются фотографии и рисунки. В крупных компаниях существуют даже специальные фотобанки. А удобно ли искать и вставлять фотографии на слайды? Думаю, кто сталкивался с данной задачей, ответит, что не очень.

Для упрощения всех этих действий и существует панель управления корпоративным стандартом, в которой все элементы четко структурированы, распределены по меню и легко доступны. В некоторых продуктах сделаны специальные мастера создания презентаций, которые еще более упрощают настройку шаблона презентации в нужном дизайне, с необходимой структурой и с требуемым количеством разделов.

Таким образом, это супер эффективный инструмент, который позволяет экономить много времени сотрудников и избавлять их от выполнения рутинных операций. Итак, инструментарий готов. Теперь ваши презентации будут выделяться среди других, разрабатываться по единому корпоративному стандарту и с экономией времени. Теперь настала очередь подумать над внутренним содержанием и логикой презентаций. Ведь именно они оказывают наибольшее влияние на конечный результат.

Внутреннее содержание и логика: развитие навыков сотрудников

Все описанные выше инструменты дают возможность делать презентации быстро, эстетично и в соответствии с корпоративным стилем. Но без работы над содержанием добиться высокого качества презентаций невозможно. Дело в том, что представление информации в презентации коренным образом отличается от представления информации в отчете, статье или другом документе.

Найти эффективный тренинг по созданию презентаций (как, впрочем, и по любой другой теме) — очень большая проблема. Несколько рекомендаций при выборе тренинга по созданию презентаций.

Просите потенциального провайдера обучения направить примеры разработанных им презентаций. Обсудите их с коллегами: есть ли в них новизна, достаточен ли их уровень. Если вам отказали по причине «высокой секретности» абсолютно всех существующих презентаций, задумайтесь: а есть ли они вообще?

Анализируйте программу тренинга. В специализированном тренинге по созданию презентаций подробно рассматриваются вопросы логики и структуры презентаций, а также повышения наглядности слайдов за счет текстовой и графической оптимизации. Для этих тем недостаточно пары часов в рамках тренинга по ораторскому мастерству.

Не путайте тему «создание презентаций» с «работой в PowerPoint». Существует огромное количество отличных и недорогих курсов по PowerPoint, после которых вы будете знать все стандартные меню, панели инструментов и основные функции программы. Но ведь «уметь работать в MS Word» и «уметь писать рассказы» - это разные вещи?

Просите показать наглядные примеры презентаций и слайдов, на основе которых будет происходить обучение. Ведь участникам очень важно видеть уровень, к которому надо стремиться. Посмотрите на практические задания: будут ли разобраны презентации участников или будут рассматриваться только абстрактные кейсы.

Данные вопросы помогут выделить компанию, в которой тренеры являются практиками. А не просто начитанными людьми, которые копируют оглавление популярных книг по созданию презентаций, с чем мы периодически сталкиваемся.

Таким образом, есть много способов, позволяющих повысить эффективность и производительность презентаций. Это и разработка инструментария, в который входят корпоративные стили, шаблоны оформления, панель управления. И развитие навыков сотрудников, а именно работа над внутренним содержанием и логикой презентаций в ходе тренингов.

Самое главное, правильно определиться с партнером, с которым вы будете вместе работать над решением данной задачи. Ведь от его опыта в создании презентаций, в разработке и внедрении корпоративных стандартов и в обучении, зависит эффективность построения целостной системы, а не набора разрозненных элементов.

Андрей Колесников

Теги: Андрей Колесников | Публикации

Версия для печати